Les avantages d’un logiciel de gestion achats. Fonction 4 : La dématérialisation de vos documents.

|

Un logiciel de gestion des achats et d'approvisionnement vous permettra de créer et mettre à jour une base de données dans laquelle sera consignée tout ce qui se rapporte au service achat de votre entreprise. Opter pour un logiciel de gestion achats présente de nombreux avantages que nous vous avons déjà présentés ! Dans cet article, nous vous expliquons avec précisions une des fonctionnalités du logiciel de gestion achats : la dématérialisation de vos documents.

Nous l’avons présenté dans notre précédent article, l’une des fonctionnalités incontournables de notre logiciel de gestion achats est la collaboration interne. Elle l’est tout autant que la fonctionnalité détaillée dans cet article : La dématérialisation de vos documents.

Dématérialiser vos documents présente un enjeu économique important
La dématérialisation des documents présente tout d’abord un enjeu économique.

D'un point de vue économique, imaginez éliminer tous les coûts associés à l'impression de documents. Bien sûr, cela inclut les grandes quantités de papier utilisées pour imprimer ces documents chaque mois, mais cela inclut également les cartouches d'encre et les imprimantes. Les imprimantes sont souvent très chères et doivent être entretenues régulièrement pour éviter les pannes, les dysfonctionnements, etc.

L'envoi numérique de documents par e-mail ou messagerie instantanée réduit également le coût d'envoi et de transfert de documents.
Et toujours dans cette logique de dématérialisation, les archives vont devenir une nouvelle source d'économies non négligeable. L'archivage de documents papier est une perte de temps et de productivité compte tenu des besoins de votre organisation. Le stockage des documents comprend toutes les opérations liées au stockage, à la gestion, au classement et à la maintenance.

Qu’est-ce que la fonctionnalité : La dématérialisation des documents.
Véritable facteur d'efficacité et de modernité, grâce à la dématérialisation vous pouvez facilement numériser, stocker et partager l’ensemble de vos factures, contrats, bon de commandes et livraisons directement depuis la plateforme. L’ensemble du processus de stockage est crypté et sécurisé afin d’assurer une parfaite sérénité.

Nous vous partageons les avantages de cette fonctionnalité !

Le principal avantage : Le gain de temps et les économies

Tout d’abord, grâce à la dématérialisation de vos documents, la quantité de papier est considérablement réduite, éliminant ainsi le besoin de recharger constamment l'encre. En conséquence, vous faites des économies financières considérables pour votre entreprise.

En plus du coût financier, vous faites gagner énormément de temps aux salariés. Fini les impressions qui peuvent être très chronophage.
Par exemple, chez WeSourcr nous proposons une fonction e-signature directement intégrée avec Docusign. En quelques chiffres :
- 12 000 pages d’impressions évitées
- 100 heures d’impressions économisées
- 60 kg de papier préservés

Le second avantage : L’écologie

En plus de cela, il y a bien sûr des avantages environnementaux.
Une prise de conscience globale de l'écologie et de la protection de la terre et de ses ressources est créée. Le papier et tous ses usages nuisent négativement au développement durable de notre planète à cause de toutes les ressources et transformations nécessaires.

Ici vous y participez. Un geste que vous pouvez mettre en avant et dont vous pouvez être fiers.

Le troisième avantage : Un geste encouragé par la loi

La dématérialisation est encouragée par la loi. Cela, sous le contrôle de la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques auront la même valeur probante que les documents manuscrits, sous réserve des conditions prévues à l'article 1316-1 du code civil.
Les preuves sont recevables de la même manière que les documents papier, mais uniquement si elles sont produites et conservées dans des conditions qui garantissent l'identification correcte de la source de la preuve.

En d'autres termes, la loi française permet aux entreprises de numériser des documents papier en mettant en œuvre la directive communautaire 1999/93/CE. Vous pouvez maintenant créer une copie numérique de votre original manuscrit.
Il est donc intéressant d’opter pour une dématérialisation et l'archivage électronique des factures fournisseurs, contrats de personnel, bulletins, etc.

Le quatrième avantage : L’optimisation du travail en équipe à distance

Les bénéfices et les gains de temps liés à la digitalisation impactent également toute l'organisation du travail au sein de l'entreprise. La mise en place d'une solution avec la possibilité de dématérialiser les documents permet à différents collaborateurs de travailler sur le même projet en même temps.

Ainsi, vous pouvez travailler à plusieurs collaborateurs sur le même document, consulter les mêmes documents en les trouvant facilement sur la plateforme ou votre réseau.

En somme, la dématérialisation,

ne consiste pas seulement à abandonner les formats papier pour la gestion des dossiers. En effet, plus qu’une simple numérisation, c'est une solution informatique qui nécessite de revoir l'ensemble du processus de gestion des documents et qui présente de nombreux avantages !

Il faut donc le savoir,
Opter pour un logiciel de gestion des achats est un outil efficace vous permettant d'obtenir une vision précise de votre politique d’achat. En plus de représenter un gain de temps considérable, il permet de gérer vos stratégies d’achat de façon optimale.

En somme, c’est là que l’équipe WeSourcr intervient : pour vous proposer un logiciel de gestion des achats simplifié et 100% digitalisé.

Vous l’avez compris, We Sourcer vous propose donc une fonctionnalité optimale de dématérialisation de vos documents. Et les autres fonctionnalités sont donc nombreuses :
✓ Effectuez efficacement et facilement le suivi comparatif des fournisseurs.
✓ Le suivi et les outils de collaboration interne.
✓ Bénéficiez de reportings automatisés.
✓ Renseignez en 2 clics l’ensemble de votre liste fournisseur via un téléchargement simple en csv ou excel.
✓ Envoi de RFP/RFQ automatisé à l’ensemble de vos fournisseurs.
✓ Comparez en un clin d’œil les offres émises par vos fournisseurs ainsi que l’ensemble de votre activité d’approvisionnement.
✓ Acceptez ou modifiez facilement les offres émises par vos fournisseurs via un espace dédié.
✓ Classifiez et numérisez vos encours et paiements.

Découvrez nos articles traitant des autres fonctionnalités de notre logiciel d'achats !

Contactez dès maintenant l’équipe technique de WeSourcr Digital afin de concevoir et ajouter cette ultime pierre à l'édifice pour votre digitalisation des achats. Nous vous proposons également de tester pendant 1 mois gratuitement notre logiciel de gestion des achats !

Ils nous ont fait confiance

Les Mousquetaires
Vinci
La région Auvergnes Rhones Alpes
Kingspan
Nous simplifions le sourcing produit & l'approvisionnement de nos clients

Essayez gratuitement notre solution et créez votre première demande de sourcing.