Que ce soit pour une PME ou une grande entreprise dotée de services achats, la question des risques inhérents à la gestion des achats est évidente, d’autant que la crise sanitaire actuelle a bouleversé le processus d'approvisionnement .
C'est pourquoi avant d'arriver à des scénarios de contentieux ou des ruptures de chaines d’approvisionnement, vous devez prêter attention aux signes qui marquent un besoin de transformation digitale.
Cette identification des menaces a pour objectif de vous fournir des objectifs qualitatifs pour améliorer votre performance achat et engager votre transformation digitale vers des outils comme WeSourcr.
Besoin interne non transmis, absence de processus de validation, variations de prix, écarts de quantités, article supplémentaire ou manquant.. Le rapprochement factures - bons de commandes peut être complexe et chronophage pour les services financiers et achats.
En effet, réduire le temps de rapprochement jusqu'à l'automatisation est un enjeu majeur pour votre entreprise dans sa transformation tant les effets bénéfiques sont immédiats : productivité, provisions maîtrisées, gestion des risques optimisée.
C'est pourquoi vous devez favoriser la transparence au sein de votre organisation et entreprendre la digitalisation des factures et des bons de commande via une plateforme de sourcing digitale. Cela vous aidera à accélérer la transmission d'informations et donc le délai de traitement du rapprochement.
L'étape de validation est indispensable au processus d'achats. Que ce soit une demande de matériel ou une demande de prestation de service, celle-ci doit être soumise à une chaîne de validation qui fait partie de la procédure. Il est très important d’apporter de la transparence entre les équipes pour ne pas créer de rétention d’informations.
Il est admis d'accorder un budget en deçà duquel les équipes peuvent s'abstenir d'une approbation pour ainsi les responsabiliser. Mais le suivi d’un tiers et la validation reste nécessaire pour éviter tout achat inutile, alerter sur la présence de stock ou encore inciter au regroupement d'achats (achats mutualisés) pour réaliser des économies d'échelle.
Accorder un accès à votre plateforme digitale de sourcing pour toutes vos équipes peut s’avérer un gain de productivité énorme.
Au fil des années certains fournisseurs se sont mis à proposer des formules franco de port, soit une exonération de ces-derniers. Il s'agit d'un mécanisme incitatif pour réaliser du volume sur la commande et ainsi justifier une livraison unique. Rien de pire en effet pour un véhicule de livraison que de partir à vide (gouffre financier et écologique) ! Vous pouvez également vous tromper dans le choix du mode de transport, il faut peser les pour et les contre de chaque mode de transport avant la commande.
Si en revanche, les frais de port représentent une part non négligeable de vos achats, il est temps de se poser des questions. Vos collaborateurs ont-ils une bonne connaissance des conditions de livraison de vos fournisseurs ? Existe-t-il des fournisseurs plus compétitifs ? Devez-vous revoir votre politique de stocks ?
Optez pour une solution de sourcing digitale qui inclut les frais de port et l’optimisation des commandes dans son comparatif fournisseurs. Votre équipe pourra ainsi choisir son moyen de transport privilégié entre délai et impact écologique.
Il est important, dans une entreprise, de connaître le nombre d'achat ou commandes effectués et le montant dépensé dans le mois. Cette incertitude peut occulter des risques internes qui sont l'héritage de plusieurs années de mauvaises habitudes.
De manière générale, il s'agit d'un indicateur de pilotage de la fonction achats. La connaissance de ces indicateurs permet de maîtriser le processus d'achats et, in fine, d'anticiper l'émergence de risques.
Sa méconnaissance en revanche est le synonyme d'un flou sur votre gestion. Et donc le signal que vous passez très probablement à côté d'opportunités pour votre entreprise. Vous devez donc digitaliser votre processus pour adopter une stratégie axée sur les données.
Ne pas pratiquer de mise en concurrence avec vos fournisseurs pour vos achats doit vous alerter sur une gestion des risques non optimale. En effet, comparer les prix et les prestations des entreprises qui constituent votre processus d'approvisionnement fait partie des bonnes pratiques achats.
Ainsi, demander plusieurs devis de différents fournisseurs pour vos achats, vous permet de profiter d'opportunités stratégiques pour votre activité. Arguments de négociation, promotions spontanées, nouvelles offres de produits ou services, mise à jour du panel fournisseur...
Êtes-vous sûr de votre manière d'acheter ? Réalisez un audit spontané rapide : sélectionnez un dossier achat au hasard et vérifiez si plusieurs devis fournisseurs y figurent. S'il n'y en a pas, faites une recherche rapide sur le produit en question et mesurez les écarts. Faites une observation des variations et jugez des nouvelles opportunités !
Entamez au plus vite la transformation de vos processus achats avec une solution digitale de sourcing et d’approvisionnement. Les équipes de WeSourcr se tiennent disponibles pour vous accompagner dans cette transformation.