Les opérations import-export nécessitent de l’administration et des documents bien définis. Les opérations vers l’international sont contrôlées et réglementées ! WeSourcr vous dévoile aujourd’hui quels sont les documents qui peuvent être demandés pour vos opérations d’import et/ou d’export.
Avant que les marchandises ne quittent le pays, vous devez envoyer aux autorités compétentes une déclaration d'exportation pour approbation.
La déclaration en douane est donc nécessaire à l’exportation de vos marchandises.
Elle représente l’acte juridique par lequel vous manifestez votre intention d’attribuer un régime douanier à la marchandise que vous exportez. La déclaration en douane doit s’effectuer, sauf dérogations, sur le formulaire douanier communautaire appelé Document Administratif Unique (DAU).
Toutes les informations reportées sur ce document sont libellées sous forme de codes et sont notamment relatives :
▪ à la nature et l’identification des marchandises,
▪ à la nature de l’opération,
▪ au montant et à la devise de facturation,
▪ aux conditions de livraison,
▪ au pays de destination.
Les transporteurs et les commissionnaires en douane rédigent fréquemment ce document (
DAU) en fonction des documents que vous leur transmettez (facture, liste de colisage, certificats relatifs à la qualité des marchandises, etc…). Enfin, les documents présentés au service douanier qui procédera si nécessaire, à un contrôle physique de la marchandise.
Vous devez également établir une facture commerciale, surtout la remplir correctement. Cette facture présente une description détaillée de différents éléments :
les caractéristiques des produits ou services vendus,
leur quantité,
leur montant,
les conditions de livraison,
les modalités de paiement,
les frais divers,
les moyens de transport,
le numéro d'identification de l'entreprise ou numéro DUNS,
les taxes,
Elle sert à justifier les ventes lors de vos opérations d’import/export.
De plus, il est également nécessaire d’avoir un bordereau d’expédition (un bon de transport).
Ce document contient les termes du contrat de transport et atteste de la remise des marchandises par le chargeur.
Ce document récapitule les marchandises contenues dans chaque colis, et/ou conteneur.
Il est conseillé d'inclure dans votre envoi une liste de colisage. Ce document est obligatoire pour vos opérations d’import/export et permet aux douanes de contrôler le contenu de vos marchandises et de vérifier la conformité avec les éléments figurant dans votre facture. Vous pouvez l’insérer dans votre colis.
Cette liste contient des détails tels que :
▪ le nombre d'articles,
▪ leur description,
▪ leur poids.
À noter : la facture commerciale et la liste de colisage sont deux documents différents. La facture commerciale précise la valeur de l'envoi. La liste de colisage contient le détail des articles (quantités, poids).
Ce document émis par les autorités officielles, est demandé seulement pour les opérations d’import/export et les biens concernés (matières et installations nucléaires, produits chimiques, télécommunications, etc…). En France une licence d’exportation est délivrée par le
Service des biens à double usage (SBDU).
Il permet aux entreprises et personnes physiques d'exporter légalement des marchandises soumises à des restrictions.
Le certificat d'origine (CO) est un document qui n’est pas toujours obligatoire, vous devrez le vérifier en fonction des biens à importer/exporter. Ce document officiel atteste du lieu de production, de fabrication ou de traitement d'un produit.
Lors d’une opération d’import/export vous devez remettre ces documents au chauffeur de votre transporteur au moment où celui-ci récupère votre colis ou votre envoi. Une fois le chauffeur de retour à l'agence du transporteur, les documents seront vérifiés.
Les risques :
En cas de manque de renseignements ou documents incomplets, il est important de noter que votre envoi sera consigné et ainsi vous serez contactés par le transporteur. Dans ce cas, la livraison sera retardée.
En somme, vous connaissez désormais les documents nécessaires pour vos opérations d’import/export.
Conseil en plus : Nous vous conseillons de bien veiller à la cohérence des données entre les différents documents. Par exemple, les données du bordereau d'expédition et de la facture commerciale doivent être identiques. Sinon, les douanes vous contacterons pour en savoir plus et votre client risque d’avoir des difficultés pour obtenir la livraison de l’envoi.
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