De nombreuses équipes achat fonctionnent aujourd’hui encore avec une part importante de tableaux Excel. Des études montrent que 9 feuilles de calcul Excel sur 10 contiennent des erreurs.
Les tableurs sont un moyen facile d'enregistrer des données, c'est pourquoi tant de professionnels des marchés publics choisissent de les utiliser au détriment d'outils dédiés qu’ils ont eux-mêmes mis en place dans leurs équipes. Cependant, en raison de leur facilité d'utilisation, ils sont également sujets à des erreurs.
Pour les petites entreprises, les erreurs peuvent avoir un impact monétaire moyen. Mais pour les grandes entreprises, les erreurs de tableur Excel peuvent entraîner des pertes de plusieurs millions de dollars. Sans compter qu'elles peuvent ruiner la carrière d'un professionnel à vie.
Les erreurs d'achat sont souvent difficiles à détecter. C'est pourquoi nous avons résumé ci-dessous cinq erreurs courantes que les organisations commettent et qui sont associées aux feuilles de calcul Excel.
Les demandes d'achat doivent toujours être vérifiées par rapport à une offre avant qu'un bon de commande ne soit envoyé aux fournisseurs.
Certains peuvent faire valoir que cela ralentira le processus. C'est vrai, mais à long terme, il s'agira d'une erreur d'achat très coûteuse.
En utilisant un logiciel de e-procurement comme WeSourcr, vous pouvez éliminer ce genre de situation, car les bons de commande ne peuvent être envoyés sans une demande d'achat approuvée.
En l'absence d'un outil capable de vous avertir, vous pouvez vous retrouver à approuver des demandes d'achat sans les vérifier au préalable.
Souvent, les organisations agissent ainsi par peur de retarder les projets. Mais c'est une erreur qui peut complètement épuiser votre budget.
L'automatisation de votre processus d'approvisionnement vous aidera à éviter ces situations.
Vous ne devez jamais accepter un prix tel qu'il est. La plupart des fournisseurs sont ouverts à la négociation des prix, mais même si un fournisseur ne cède pas, vous pouvez toujours négocier les délais de paiement, les dates de livraison, une remise pour les achats en gros, etc.
C'est là qu'un outil d'e-sourcing peut vraiment vous aider. En organisant des enchères inversées, les fournisseurs se font concurrence, ce qui contribue à faire baisser les prix.
Il devrait déjà être clair que la plus grande erreur que les organisations peuvent faire n'est pas d'automatiser les achats et de se fier plutôt aux outils existants tels que les feuilles de calcul Excel, les courriels, les télécopies, le téléphone, etc.
L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de e-procurement est que les erreurs sont détectées à un stade précoce, avant qu'elles ne deviennent irréparables.
Un autre avantage est que l'utilisation d'un logiciel accélère les processus : vous ne devez plus envoyer de documents par courrier et attendre une réponse, tout se passe instantanément, en quelques clics seulement.
Au cas où vous ne seriez toujours pas convaincu de devoir abandonner les feuilles de calcul Excel au profit d'outils dédiés, voici quelques exemples d'erreurs très coûteuses :
En raison d'un employé qui a mal aligné les lignes dans une feuille de calcul Excel sur les marchés publics, la compagnie d'électricité canadienne TransAlta a perdu 24 millions de dollars. L'erreur de copier-coller a entraîné l'alignement des offres sur les mauvais contrats, ce qui a fait perdre 10 % des bénéfices de la société pour l'année.
Dépenser des millions de dollars pour des contrats sans valeur en raison d'une erreur de reformatage d'Excel
En 2008, Barclays Capital a préparé un rapport Excel énumérant les contrats de Lehman Brothers qu'elle avait l'intention d'acheter. Comme certaines lignes comprenant des contrats que Barclays n'avait pas l'intention d'acheter ont été cachées par erreur au lieu d'être supprimées, lorsque la feuille de calcul a été reformatée en PDF, la nouvelle version a inclus ces lignes. Barclays s'est donc retrouvée légalement tenue d'effectuer les achats.
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