Quelles sont les différences entre un logiciel de gestion achats et un système ERP ?

En 2022, la quasi-totalité des organisations de taille moyenne possèdent un ERP. Les entreprises bénéficient la plupart du temps des outils suivants : logiciel de gestion, ERP, CRM, etc. Ces solutions sont désormais ancrées dans la vie bureautique, mais il est très facile de les confondre et mal interpréter les différences. Dans cet article, WeSourcr décrypte clairement quelles sont les différences entre un logiciel de gestion achats et un système ERP ! Pour comprendre les points différentiels, nous allons vous présenter en quoi consiste un logiciel de gestion achats et en quoi consiste le traditionnel ERP.

Premièrement, qu’est-ce qu’un logiciel de gestion achats ?

Un logiciel de gestion achats est un outil, généralement en mode SaaS, conçu pour faciliter la création et la mise à jour des bases de données. Il ne s’agit pas de n’importe quelles données, mais de celles relatives aux différents achats d’une entreprise.

C’est-à-dire qu’il permet de créer et mettre à jour une base de données dans laquelle sera consignée tout ce qui se rapporte au service achat d’une entreprise.

3 faits sur le logiciel de gestion des achats :

1.  Le logiciel de gestion des achats vous permettra un suivi du budget, des factures, des commandes et des livraisons.

2. Le logiciel de gestion des achats est utile pour toute taille d’entreprise car il permet à la fois de gérer les achats mais aussi d’automatiser une partie de la comptabilité.

3. Le logiciel de gestion des achats permet d’optimiser votre processus d’achat et d’augmenter votre productivité permettant ainsi d’améliorer considérablement vos charges.

En fait, le logiciel de gestion en général joue un rôle essentiel dans vos processus de communication, de marketing et de vente et d’achats. Il vous aide à prendre des décisions au bon moment.

Deuxièmement, qu’est-ce qu’un système ERP ?

L’ERP, en français PGI (Progiciel de gestion intégré est un logiciel de gestion unique qui permet une gestion commerciale “modulable” et “améliorée”. L’avantage est qu’il permet aux entreprises de rationaliser la distribution, réduire les coûts et accroître l’efficacité globale.

Il intègre toutes les ressources opérationnelles d’une entreprise et permet de coordonner toutes les activités.

Ce système comprend :

• la gestion des stocks,
• la gestion des ressources humaines,
• le gestion de la distribution,
• la gestion de l’approvisionnement et des achats,
• la gestion comptable.

De manière générale, la gestion commerciale est le cœur de l’ERP. Il s’agit de modules complémentaires. Les solutions ERP permettent aux départements d’être gérés de manière centralisée, tout en continuant à travailler de manière indépendante.

Les principaux avantages de l’utilisation d’une base de données unique sont :

• L’interopérabilité des données, une communication améliorée et une fiabilité accrue des données.
• Une prise de décision plus éclairée dans toute l’organisation.
• Une vente peut s’accompagner d’un achat, selon les stocks disponibles et le vendeur a une vue d’ensemble des postes non soldés du client.

Le logiciel ERP transforme ces processus en une série continue et efficace d’événements, assurant un meilleur suivi.

Alors quelles sont les différences entre un système ERP et un logiciel de gestion des achats ?

La principale différence entre ERP et un logiciel de gestion est leur utilisation prévue.

Les logiciels ERP aident les organisations à gérer leurs activités et le logiciel de gestion aide les organisations à gérer leurs achats. L‘ERP est donc un outil et le logiciel de gestion une stratégie.

Une meilleure façon de comprendre cette différence entre ERP et logiciel de gestion peut être expliquée en considérant le type d’interaction pour lequel les deux systèmes ont été conçus :

• Le système ERP, se concentre sur toutes les interactions inter-entreprises d’une entreprise, telles que les ventes, la fabrication et la distribution des produits. Il comprend également des outils de gestion du personnel, des projets et des fonctions comptables. Il est votre meilleur allié pour unifier les informations et gérer via un seul outil intelligent tous les processus productifs de votre société.

• Le logiciel de gestion des achats, se concentre sur la gestion des différents achats d’une entreprise et ce qu’il en découle de plus il inclut divers outils de gestion et des fonctionnalités tels que : le reporting, le suivi comparatif fournisseur, la dématérialisation des documents et la collaboration interne. Également, sur un logiciel de gestion des achats comme celui de WeSourcr vous bénéficiez d’un outil de sourcing qui représente une réelle valeur ajoutée pour vous aider dans votre recherche fournisseurs !

Les deux systèmes fonctionnent ensemble et aident votre entreprise à gagner en efficacité.

En couplant les deux vous mettez toutes les chances de votre côté pour donner un coup de fouet à votre croissance, puis pour la pérenniser. Car oui, L’ERP peut être intégré au logiciel de gestion achats, et inversement !

En effet, le logiciel de gestion achats (SI) est un réel support au système ERP, notamment grâce au module sourcing couplé a un module collaboratif, jusqu’ici très peu répandu dans l’environnement ERP. D’ailleurs, les modules, tel que le module sourcing s’intègrent facilement sur un ERP client, ainsi l’utilisation et l’organisation de votre ERP n’est nullement bousculée !

Il est donc intéressant de se munir de ces deux outils qui se complètent au service de votre productivité !

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