Quelle différence entre achat et approvisionnements ?

Dans le domaine de la gestion des achats, nous associons souvent les achats et l’approvisionnement comme si leurs significations étaient identiques. Et pourtant, leurs significations sont différentes. C’est pourquoi il faut clarifier la différence entre achat et approvisionnement. Complémentaire, la gestion des approvisionnements vient appliquer les mesures définies par la fonction achats de l’entreprise. Mais ce n’est pas la seule différence. Nous vous expliquons dans cet article quelles sont les différences entre achats et approvisionnements.

Qu’est-ce-que la fonction achat ?

La fonction achat joue un rôle d'interface dans l'entreprise avec les fournisseurs externes. L'achat ne se résume pas uniquement aux marchandises, matières et fournitures ou services destinés à la production. Il couvre également tous les autres besoins d’exploitation de l'entreprise. La fonction achats est en charge de différentes missions :

- Recevoir les besoins exprimés par les services de production, commerciaux et/ou généraux
- Consulter et sélectionner les fournisseurs
- Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales à travers l’étude des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...) ;
- Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison au lieu convenu, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges

Qu’est ce que la fonction approvisionnement ?

La fonction approvisionnement quant à elle, a pour rôle d'organiser, planifier et contrôler l'ensemble des stocks de l'entreprise. Son objectif principal est l'établissement d'un équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession de stock.

En conséquence, la fonction approvisionnement agit sur :

- La planification des commandes de réapprovisionnement qui par exemple devient une réelle difficulté depuis la pandémie (fréquence et dates d'émission des ordres d'approvisionnements),
- La détermination des quantités de commandes (calcul des quantités à approvisionner). En effet, pour éviter les surstocks ou les ruptures de stocks, il faut disposer du juste nécessaire car trop ou peu de stock engendre des coûts (pertes liées à l’arrêt de la production, coûts des ruptures, risques de détérioration, besoin de ressources supplémentaires pour le stockage…),
- Le déclenchement des commandes à travers des demandes d’achats ou ordres d’approvisionnements fermes,
- La gestion des moyens de manutention et de stockage,
- Les fonctions « Achats » et « Approvisionnements » n'ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges, la détermination et le choix du réseau logistique (conditions de mise à disposition des produits) et le choix des moyens de transport. Il ressort cependant de cette analyse que leurs missions respectives sont totalement différentes. Il convient donc de les apprécier dans une logique de complémentarité.

Alors quelle est la différence principale entre achat et approvisionnement?

Étant donné que l’approvisionnement est un processus qui fait partie du processus achat global, les achats et approvisionnements sont souvent utilisés de façon interchangeable.

Mais pour résumer, la  principale différence est que que le processus d’achat répond aux questions : « quoi, à qui et pourquoi ? », alors que celui d’approvisionnement a pour but de répondre aux interrogations suivantes : « combien, quand et où ? ». C’est là que réside la différence entre achat et approvisionnement.

Pour conclure

Le processus d’achat vise principalement à déterminer ce qu’il convient d’acheter et à qui, dans le cadre de la politique générale de l’entreprise. L’approvisionnement va quant à lui se pencher sur la logistique matérielle et administrative de cet achat ainsi que sur la gestion des stocks.

Le management des Achats porte sur, la négociation,  les activités de sourcing fournisseurs et la sélection stratégique des biens et services, tâches importantes pour une organisation. Les approvisionnements sont le processus par lequel les biens et services sont commandés.

Ils représentent  la fonction transactionnelle de l’achat de biens ou de services.
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