Gestion des achats et des approvisionnements : un logiciel achat implémenté en quelques étapes : mythe ou réalité ?

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La gestion des achats et des approvisionnements joue un rôle essentiel dans une entreprise. Liées directement à la chaîne d’approvisionnement, ces méthodes de gestion présentent de nombreux enjeux pour le bon déroulement des processus et le développement d’une organisation. En conséquence, l’implémentation d’un logiciel achat est incontournable. WeSourcr vous dévoile aujourd’hui si l'implémentation d’un logiciel achats en quelques étapes est un mythe ou une réalité ! Implémenter un logiciel achat ce n’est pourtant pas sorcier, à condition d’être bien accompagné. En voici les 6 étapes nécessaires :

Étape 1 : Commencez par faire un état des lieux
La première étape à effectuer pour réussir l’implémentation est de faire un état des lieux de votre situation et votre entreprise.

Dans ce cas, posez-vous les bonnes questions :

▪ Quelle est la situation financière et opérationnelle de votre entreprise ?
▪ Quels sont vos besoins et ceux des collaborateurs ?
▪ Quelles sont les problématiques internes et externes rencontrées ?
▪ À quel besoin principal le logiciel achats doit répondre ?
▪ Quelles fonctionnalités du logiciel achats vous seront nécessaires ?
▪ Qui dans l’entreprise utilisera le logiciel achats ?

Une fois les réponses établies, vous pourrez avancer de façon solide vers l'implémentation d’un logiciel achats en adéquation avec ce que vous recherchez. Le logiciel idéal pour le bon fonctionnement de votre entreprise et son développement.

Étape 2 : Recherchez et choisissez le logiciel achats le plus adapté
Dans la continuité de l’étape 1, le meilleur logiciel achats sera celui qui est le plus adapté à vos besoins et votre entreprise. D’où l’importance d’effectuer un état des lieux avant cette étape.

Plusieurs solutions sont possibles :

▪ Une solution de pilotage des Achats : centraliser les données et gérer les dépenses de l’organisation.
▪ Une solution d’e-sourcing : disposer de plusieurs modules tels que les appels d’offres en ligne (e-RFI / e-RFQ) ou les enchères en ligne.
▪ Une solution d’e-Achats : automatiser le processus d’approvisionnement.

Après le choix du type de solution, quels sont vos critères ? Ceux qui vous permettront de faire le meilleur choix possible pour votre organisation :

▪ Le prix de l’offre et votre budget,
▪ La facilité d’utilisation du logiciel,
▪ La pertinence des fonctionnalités pour l’entreprise et les utilisateurs,
▪ La maintenance proposée par le support,
▪ L’évolution tarifaire de l’offre proposée,
▪ La couverture géographique de l’offre,
▪ Le nombre de références clients.

Votre solution doit également vous permettre de répondre aux problématiques logicielles tels que l’évolution du contenu face aux mises à jour, la personnalisation du support informatique, ou encore l’amélioration de la saisie des données.

Étape 3 : Mettez les équipes au coeur de ce projet et accompagnez le changement
Pour favoriser l’adoption de votre logiciel achats par vos collaborateurs, il est essentiel de communiquer avec les équipes et d’accompagner le changement en répondant à leurs questions et besoins :

▪ Pourquoi implantez-vous un logiciel achats ?
▪ Comment allez-vous mettre en place votre outil achats ?
▪ Qu’est-ce que vos collaborateurs ont à gagner ?

Ainsi, vos équipes comprendront pourquoi vous implantez ce logiciel d'achats. De plus, les équipes se sentiront intégrées, prêtes et motivées à utiliser l’outil achats !

Étape 4 : Enfin, vous pouvez déployer le logiciel achats
C’est enfin le moment de déployer votre logiciel achats.

Pour cela, trois étapes : le paramétrage, les tests et le déploiement.

▪ Le paramétrage : répondre aux problématiques identifiées lors de l’état des lieux grâce à des réglages sur-mesure.
▪ La phase de tests : ajuster votre paramétrage avec plus de précision et faciliter la réussite du déploiement.
▪ Le déploiement : le déploiement et la maintenance continuelle du logiciel achats pour le mettre régulièrement à jour et l’optimiser.

Afin de favoriser l’adoption de votre logiciel achats, appuyez-vous sur un support d’aide directement intégré à votre solution !

Étape 5 : Facilement, formez les collaborateurs au logiciel
Maintenant que votre logiciel est déployé, vous devez former vos collaborateurs. La formation au logiciel est nécessaire pour que vos collaborateurs sachent l’utiliser à bon escient. En effet, cela affecte directement l’utilisation de votre logiciel achats et donc son ROI.

Étape 6 : Mesurez l’aspect financier
La dernière étape de la mise en place de votre logiciel achats est de MESURER. Et particulièrement le retour sur investissement (ROI).

Les indicateurs de performance suivants peuvent être nécessaires :

▪ La réduction des coûts,
▪ Le nombre d’appels d’offre et/ou de requêtes d’approvisionnements,
▪ Le coût moyen de commande,
▪ Le délai moyen de traitement d’une commande.

Le ROI et les indicateurs servent également à adapter votre logiciel achats et prendre des décisions !

Et voilà, après ces 6 étapes, votre logiciel achats est prêt à être implémenté.

La réponse est donc… RÉALITÉ ! A condition d’être bien accompagné lors de la procédure.
Vous l’avez compris, implémenter un logiciel achat c’est simple et faisable en seulement 6 étapes. Lorsque vous prenez la décision d’utiliser un logiciel achat les résultats sont optimaux, c’est efficace et surtout rapide !

Si vous ne l’avez pas encore fait, découvrez notre article sur les avantages d’un logiciel de gestion des achats et approvisionnement.

Contactez dès maintenant l’équipe technique de WeSourcr Digital afin de concevoir et ajouter cette ultime pierre à l'édifice pour une gestion optimisée de vos achats et vos approvisionnements. Nous vous proposons également de tester pendant 1 mois gratuit notre logiciel de gestion des achats !

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